Lohnbuchhaltung – Outsourcing bringt viele Vorteile
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Fast jedes Jahr ändern rechtliche Anforderungen, Sozialabzüge oder andere Vorgaben. Speziell für Klein- und Mittelbetriebe lohnt es sich zu prüfen, ob eine Auslagerung nicht günstiger ist und bessere Ergebnisse bringt..
Die immer höheren Anforderungen an das Fachwissen, die Diskretionsanforderungen, die automatisch geregelte Stellvertretung und nicht zuletzt die Kosten für die Lohnverarbeitung, das Lohnprogramm etc. lassen eine Auslagerung der Lohnbuchhaltung attraktiv erscheinen.
Die richtigen Fragen stellen:
Je nach Ihren Antworten auf diese fünf Fragen sollte ein Outsourcing geprüft oder angegangen werden.
Nebenbeschäftigung mit Risiken
In KMU ist die Lohnbuchhaltung und -verarbeitung oft eine Nebenbeschäftigung. Doch um eine Lohnbuchhaltung sauber zu führen und dann auch korrekte Lohnausweise (diese gelten als Urkunde!) auszustellen bedingt, dass die zuständige Person ein Profi ist und sich auf dem Gebiet auch in den Details auskennt um das Programm richtig zu steuern oder die Lohnberechnungen korrekt vorzunehmen. Da ein nicht richtig ausgestellter Lohnausweis eine Urkundenfälschung darstellt ist damit nicht zu spassen.
Der Teufel liegt im Detail
Bei der Lohnbuchhaltung trifft dies besonders stark zu. Dies, weil unser schweizerischer Föderalismus bezüglich Sozialversicherungsbestimmungen besonders ausgeprägt ist. So kennt jeder Kanton eigene Bestimmungen bezüglich Kinder-, Ausbildungs-, Geburts- und sonstigen Zulagen. Auch die Quellenbesteuerungen wird in den 26 Schweizer Kantonen sehr unterschiedlich gehandhabt und veranlagt.
Mehr EU Arbeitskräfte = mehr Komplexität
Der vermehrte Einsatz von EU-Staatsbürgern in unseren Unternehmen führt dazu, dass auch die internationalen Sozialversicherungsabkommen einen Einfluss haben. Hier stellen sich nicht nur viele Fragen bezüglich der jeweiligen Aufenthaltsbewilligungen, sondern auch bezüglich der Besteuerung, der Pension- und Krankenkassen.
Full-Outsourcing oder Teillösung
Im Einzelfall ist zu beurteilen, ob die Auslagerung sämtlicher Arbeiten vorteilhafter ist, oder ob eine Zusammenarbeit im Team mit dem Treuhänder die bessere Lösung ist. Je nach vorhandenen Kenntnissen oder vorhandener technischer Infrastruktur sind verschiedene Lösungen möglich.
Welche Aufgaben übernimmt der externe Partner
Wird eine Auslagerung der Arbeiten im Salärbereich ins Auge gefasst sollten die notwendigen Arbeiten nach deren Periodizität (monatlich, quartalsmässig oder jährlich) einzeln analysiert und beurteilt werden.
Monatliche Tätigkeiten
Quartalsmässige Tätigkeiten
Der Lohnprozess wird zusammen mit dem externen Partner optimiert. Zusätzlich gewinnen Sie einen kompetenten Ansprechpartner für alle arbeitsrechtlichen und steuerrechtlichen Fragen rund um das Lohn- und Personalwesen. Bei Bedarf erhalten Sie auch Unterstützung in Sachen Arbeitsverträge, Spesenregelemente, internationale Abkommen und Vereinbarungen, Arbeits- und Aufenthaltsbewilligungen, Entsandte, Quellensteuern und Mitarbeiterbeteiligungspläne oder -entlöhnungssysteme.
Diskretion als Schlüsselwert
Ein wichtiges Argument ist auch die Vertraulichkeit und Diskretion. Werden die sensiblen Daten ausser Haus gelagert und bearbeitet, ist ein Höchstmass an Vertraulichkeit gewährleistet. Sämtliche Information im Lohn- und Personalwesen fliessen ausschliesslich zwischen dem externen Ansprechpartner und Ihrem HR Verantwortlichen, der intern als Kontaktperson für die Mitarbeitenden agiert.
Genügend Zeit für die Übergabe der Aufgaben einrechnen
Vom Entscheid bis zur Umsetzung sind verschiedene Schritte notwendig. Definition des Dienstleistungsumfangs und der zu übertragenden Aufgaben, Offertphase, Vorbereitung der Datenübergabe etc. Ein idealer Zeitpunkt für den Übertrag der Aufgaben ist jeweils das Ende eines Geschäftsjahres. Um das Outsourcing stressfrei über die Bühne zu bringen empfiehlt es sich eine grosszügige Vorlaufzeit von mindestens 4-6 Monate einzuplanen.
Das Outsourcing der Buchhaltung bedeutet für KMU Erleichterung, mehr Sicherheit und Diskretion in diesem wichtigen Bereich. Interessiert? Heinz Klauz, unser Spezialist in diesem Bericht, hilft Ihnen gerne weiter.
