Lohnbuchhaltung – Outsourcing bringt viele Vorteile

Die Erfassung und Verarbeitung der Löhne und Lohnzahlungen erfordert ein breites und tiefes Fachwissen. Lohnverarbeitungsprogramm helfen zwar, aber nur, wenn alle Parameter richtig gesetzt sind.

Fast jedes Jahr ändern rechtliche Anforderungen, Sozialabzüge oder andere Vorgaben. Speziell für Klein- und Mittelbetriebe lohnt es sich zu prüfen, ob eine Auslagerung nicht günstiger ist und bessere Ergebnisse bringt..

Vieles spricht für ein Outsourcing

Die immer höheren Anforderungen an das Fachwissen, die Diskretionsanforderungen, die automatisch geregelte Stellvertretung und nicht zuletzt die Kosten für die Lohnverarbeitung, das Lohnprogramm etc. lassen eine Auslagerung der Lohnbuchhaltung attraktiv erscheinen.

Die richtigen Fragen stellen:

  • Gibt es jemanden im Betreib, der die notwendigen Breite und Tiefe an Kenntnissen hat und sich laufend weiterbilden und informieren kann?
  • Verfügt diese Person über genügend Zeit und Lust, sich mit dem Lohnwesen zu befassen?
  • Wäre allenfalls eine Konzentration auf das Kerngeschäft sinnvoller oder gewinnbringender?
  • Wäre allenfalls eine Konzentration auf das reine HR Management sinnvoller als die Bewältigung der laufenden Lohnadministration?
  • Ist die Stellvertretung geregelt? Kann ein Ausfall problemlos innerbetrieblich aufgefangen werden?

Je nach Ihren Antworten auf diese fünf Fragen sollte ein Outsourcing geprüft oder angegangen werden.

Nebenbeschäftigung mit Risiken

In KMU ist die Lohnbuchhaltung und -verarbeitung oft eine Nebenbeschäftigung. Doch um eine Lohnbuchhaltung sauber zu führen und dann auch korrekte Lohnausweise (diese gelten als Urkunde!) auszustellen bedingt, dass die zuständige Person ein Profi ist und sich auf dem Gebiet auch in den Details auskennt um das Programm richtig zu steuern oder die Lohnberechnungen korrekt vorzunehmen. Da ein nicht richtig ausgestellter Lohnausweis eine Urkundenfälschung darstellt ist damit nicht zu spassen.

Der Teufel liegt im Detail

Bei der Lohnbuchhaltung trifft dies besonders stark zu. Dies, weil unser schweizerischer Föderalismus bezüglich Sozialversicherungsbestimmungen besonders ausgeprägt ist. So kennt jeder Kanton eigene Bestimmungen bezüglich Kinder-, Ausbildungs-, Geburts- und sonstigen Zulagen. Auch die Quellenbesteuerungen wird in den 26 Schweizer Kantonen sehr unterschiedlich gehandhabt und veranlagt.

Mehr EU Arbeitskräfte = mehr Komplexität

Der vermehrte Einsatz von EU-Staatsbürgern in unseren Unternehmen führt dazu, dass auch die internationalen Sozialversicherungsabkommen einen Einfluss haben. Hier stellen sich nicht nur viele Fragen bezüglich der jeweiligen Aufenthaltsbewilligungen, sondern auch bezüglich der Besteuerung, der Pension- und Krankenkassen.

Full-Outsourcing oder Teillösung

Im Einzelfall ist zu beurteilen, ob die Auslagerung sämtlicher Arbeiten vorteilhafter ist, oder ob eine Zusammenarbeit im Team mit dem Treuhänder die bessere Lösung ist. Je nach vorhandenen Kenntnissen oder vorhandener technischer Infrastruktur sind verschiedene Lösungen möglich.

Welche Aufgaben übernimmt der externe Partner

Wird eine Auslagerung der Arbeiten im Salärbereich ins Auge gefasst sollten die notwendigen Arbeiten nach deren Periodizität (monatlich, quartalsmässig oder jährlich) einzeln analysiert und beurteilt werden.

Monatliche Tätigkeiten

  • Erfassen und verarbeiten der verschiedenen Saläre (Monats-, Stunden-, und Akkordlöhne)
  • Spesenerfassung und Integration in die Lohnzahlung
  • Erstellen von Sonderzahlungen wie Überstunden, 13ter Monatlohn, Gratifikation, Boni, Tantièmen und VR-Honorare
  • Erfassen der Mutationen betreffend Personal, inkl. An- und Abmeldung bei den verschiedenen Sozialversicherungen
  • Erstellen und Versand der Lohnabrechnungen mit ihrem Firmenlogo
  • Termingerechte Auszahlung der Löhne via DTA-Übermittlung und Freigabe durch Sie
  • Buchungsbelege für die Verarbeitung auf ihrem System erstellen, auf Wunsch angepasst nach Abteilungen, Kostenstellen oder Gesamtbetrieb

Quartalsmässige Tätigkeiten

  • Quellensteuerabrechnungen (teilweise auch monatliche erforderlich) für die verschiedenen Kantone
  • Prüfen der einzelnen Veranlagungen und Tarifmeldungen

Jährliche Tätigkeiten

  • Erstellen und Einreichen sämtlicher Sozialversicherungsdeklarationen (AHV, ALV, FAK, Kinderzulagen, BVG, SUVA, UVG, UVGZ, KGT)
  • Erstellen der Lohnausweise
  • Berechnung und erstellen des Buchungsbeleges der Rückstellungen am Jahresabschluss für die Lohnbuchhaltung
  • Auswertungen und Statistiken gemäss Bundesamt und gemäss Wunsch des Kunden

Optimierter Lohnprozess und kompetenter Sparringpartner

Der Lohnprozess wird zusammen mit dem externen Partner optimiert. Zusätzlich gewinnen Sie einen kompetenten Ansprechpartner für alle arbeitsrechtlichen und steuerrechtlichen Fragen rund um das Lohn- und Personalwesen. Bei Bedarf erhalten Sie auch Unterstützung in Sachen Arbeitsverträge, Spesenregelemente, internationale Abkommen und Vereinbarungen, Arbeits- und Aufenthaltsbewilligungen, Entsandte, Quellensteuern und Mitarbeiterbeteiligungspläne oder -entlöhnungssysteme.

Diskretion als Schlüsselwert

Ein wichtiges Argument ist auch die Vertraulichkeit und Diskretion. Werden die sensiblen Daten ausser Haus gelagert und bearbeitet, ist ein Höchstmass an Vertraulichkeit gewährleistet. Sämtliche Information im Lohn- und Personalwesen fliessen ausschliesslich zwischen dem externen Ansprechpartner und Ihrem HR Verantwortlichen, der intern als Kontaktperson für die Mitarbeitenden agiert.

Genügend Zeit für die Übergabe der Aufgaben einrechnen

Vom Entscheid bis zur Umsetzung sind verschiedene Schritte notwendig. Definition des Dienstleistungsumfangs und der zu übertragenden Aufgaben, Offertphase, Vorbereitung der Datenübergabe etc. Ein idealer Zeitpunkt für den Übertrag der Aufgaben ist jeweils das Ende eines Geschäftsjahres. Um das Outsourcing stressfrei über die Bühne zu bringen empfiehlt es sich eine grosszügige Vorlaufzeit von mindestens 4-6 Monate einzuplanen.

Das Outsourcing der Buchhaltung bedeutet für KMU Erleichterung, mehr Sicherheit und Diskretion in diesem wichtigen Bereich. Interessiert? Heinz Klauz, unser Spezialist in diesem Bericht, hilft Ihnen gerne weiter.

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