Jahresabschluss – relativ einfach abzuschliessen!

Im Blog-Dossier zum Thema Jahresabschluss zeigen wir Ihnen in mehreren Blog-Artikeln auf, wie Sie möglichst rasch und effizient einen Jahresabschluss erstellen. In diesem Beitrag geht es um das Umlaufvermögen.

Das Umlaufvermögen ist elementar, weil es quasi sämtliche «Atemluft» der Unternehmung beinhaltet. Alles was als Umlaufvermögen bezeichnet wird, lässt sich somit kurzfristig in Liquidität umwandeln und stellt die Zahlungsfähigkeit sicher.   

Die Positionen des Umlaufvermögens basieren meist auf Drittbelegen und lassen sich deshalb relativ leicht und sicher nachweisen. Für den Jahresabschluss heisst das jedoch auch, dass folgende Unterlagen vorhanden sein müssen:

Flüssige Mittel

Als flüssige Mittel eines Unternehmens bezeichnet man die Kassenbestände, Postkonto- und Bankguthaben sowie sofort absetzbare Vermögensbestände (Bsp. Callgelder, Wertschriftendepot als liquide Anlage).

Für den Jahresabschluss müssen zu allen Post- oder Bankkonten die entsprechenden Saldobestätigungen resp. Jahresendauszüge vorliegen.  Wird eine Kasse geführt muss auch das nachgeführte Kassabuch und eine Bestätigung des Bestandes per Jahresende vorliegen. Diese Bestände sind nun mit den Beständen der Buchhaltungskonten abzugleichen. Alle Differenzen müssen zwingend eruiert und in der Buchhaltung nachgebucht werden. Bei Fremdwährungskonten ist der Bestand zudem zum Jahresende mit den von der eidgenössischen Steuerverwaltung vorgegebenen Jahresendkurs zu bewerten. Die Bewertungsdifferenzen (Kursgewinne/Kursverluste) werden dann gegen die Kursdifferenzkonten in der Erfolgsrechnung verbucht.

Forderungen aus Lieferungen und Leistungen

Unter dieser Position werden diejenigen Forderungen ausgewiesen, die aus der Haupttätigkeit des Unternehmens resultieren.

Für den Nachweis des Bestandes am Jahresende muss zuerst abgeklärt werden, ob alle Fakturen ausgestellt worden sind. Ist dieser Prozessschritt abgeschlossen, ist zu klären, ob alle Belege in der Buchhaltung auch wirklich erfasst worden sind. Unabhängig davon, ob eine einfache Offen Posten (OP) Liste besteht oder mit einer Debitorenbuchhaltung operiert wird, MUSS der Bestand des Kontos zwingend mit der OP-Liste übereinstimmen.

Bestehen Forderungen in Fremdwährungen, sind diese analog der flüssigen Mittel (vgl. weiter oben) zu den entsprechenden Jahresendkursen zu bewerten.

Bei den Forderungen sind jedoch noch weitere Bewertungshandlungen vorzunehmen. So ist zu klären, ob Forderungen bestehen, bei welchen das Risiko eines Zahlungsausfalls als hoch eingestuft werden muss. Hinweise darauf liefern z. B. mehrfache Mahnungen ohne Zahlungseingang, Beanspruchung sehr langer Zahlungsfristen etc. In diesen Fällen ist das Ausfallrisiko zu quantifizieren und entsprechend als Einzelwertberichtigung zu berücksichtigen. Zusätzlich werden oft auf den nicht einzeln im Wert berichtigten Forderungen pauschale Wertberichtigungen vorgenommen, weil diese auch steuerlich zulässig sind. Die zulässigen pauschalen Wertberichtigungssätze sind kantonal verschieden und können dem entsprechenden Steuerbuch entnommen werden. Diese Wertberichtigungen sind auf ein Minus-Aktiv-Konto Wertberichtigungen von Forderungen (Delkredere) zu buchen.

Der Forderungsbestand abzüglich des Delkrederes ergibt dann den bilanzierten Bestand der Forderungen zum Jahresende.

Übrige Forderungen

Diese umfassen alle Forderungen, die nicht direkt mit der Leistungserstellung des Unternehmens zusammenhängen wie beispielsweise: Kautionen, Verrechnungs- und Mehrwertsteuerguthaben oder kurzfristige Darlehen. Die Bewertungshandlungen sind analog der Forderungen aus Lieferungen und Leistungen vorzunehmen.

Warenvorräte und angefangene Arbeiten

Alle Waren, die an Lager sind, werden als Warenvorrat bezeichnet. Dabei ist entscheidend, dass diese zur Veräusserung im Rahmen der operativen Geschäfte bestimmt sind. Zu den Waren gehören Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe (-material); Halbfabrikate; Fabrikate (Aufträge in Arbeit); Fertigfabrikate; Handelswaren (inbegriffen auch Waren, die zum Leasing und zur Vermietung bestimmt sind).

Als angefangene Arbeiten gelten Arbeiten an einer Leistung oder einem Auftrag (Bauarbeiten, Dienstleistungen etc.), welche noch nicht fakturiert sind.

Der Nachweis über die zum Jahresende vorhandenen Waren und der angefangenen Arbeiten erfolgt auf der Basis des Inventars. Dabei werden alle im Lager vorhandenen Waren mittels Inventarlisten erfasst, gezählt und mit den Anschaffungs- resp. Herstellkosten aufgeführt. Resultat der durchgeführten Inventur ist ein unterzeichnetes Inventar, das für den Jahresabschluss vorliegen muss. Gibt es bereits bestellte Waren, welche zur Firma unterwegs sind, so müssen diese ebenfalls im Warenlager erfasst werden. Basis dafür sind Bestätigungen der entsprechenden Transporteure. Dasselbe gilt für Konsignationswaren, die bereits bei einem Kunden gelagert, aber noch in Eigentum der Firma sind.

Zunahmen oder Abnahmen des Lagerbestandes müssen sowohl im Warenkonto als auch in der Erfolgsrechnung (Zunahme = Reduktion des verbuchten Warenaufwandes (Habenbuchung) / Abnahme = Erhöhung des verbuchten Warenaufwandes (Sollbuchung)) erfasst werden.

Auch bei den Warenvorräten sind weitere Bewertungshandlungen vorzunehmen. So ist zu klären, ob veraltete, verdorbene oder inkurante Waren vorhanden sind oder ob die Einkaufspreise gesunken sind. Hinweise darauf liefern z. B. unveränderte Lagerbestände über lange Zeit, sinkende Durchschnittspreise etc. Je nach Beurteilung der Fachpersonen sind entsprechende Wertkorrekturen vorzunehmen.

Zusätzlich wird der Wert des Warenlagers oft um den steuerlich zulässigen Warendrittel korrigiert. Dieser Warendrittel bildet – wenn er nicht durch effektiven Wertzerfall der Waren begründet ist – ganz oder teilweise eine stille Reserve. Auf stille Reserven und deren Behandlung werden wir unter den Spezialfällen zum Jahresabschluss noch vertieft eingehen.

Wertschriften

Als Wertschriften gelten z. B. Aktien, Obligationen, Partizipationsscheine, Anteilsscheine von Anlagefonds. Im Umlaufvermögen werden Wertschriften bilanziert, die nicht mit der Absicht einer dauernden Anlage (z. B. Beteiligung), sondern als Liquiditätsreserve gehalten werden, die eine Rendite abwerfen sollen, aber gleichzeitig jederzeit veräussert und in liquide Mittel umgewandelt werden können.

Als Nachweis dienen Depotauszüge der jeweiligen Banken, die mit dem Bestand in der Buchhaltung abzustimmen sind. Allfällige Differenzen müssen gesucht und entsprechend nachgeführt werden.

Auch bei den Wertschriften sind Bewertungshandlungen notwendig. Je nach Bewertungsentscheid, werden diese zum Marktpreis oder gemäss dem Imparitätsprinzip bewertet.

Wird eine Bewertung zum Marktwert vorgenommen, muss der Saldo der Buchhaltung mit dem Wert des Depotauszugs übereinstimmen. Allerdings kann in diesem Fall aus Gründen der Vorsicht eine Schwankungsreserve gebildet werden, um einem allfälligen negativen Kursverlauf Rechnung zu tragen. Beim Imparitätsprinzip dagegen werden nicht realisierte Gewinne auf den Wertschriften nicht verbucht, dagegen müssen nicht realisierte Verluste gebucht werden. Dies heisst, dass Gewinne nur beim Verkauf der Wertschriften verbucht werden, Verluste dagegen auch dann, wenn die Wertschriften nicht veräussert, sondern weiterhin gehalten werden.

Aktive Rechnungsabgrenzungen

Auf die Rechnungsabgrenzungen werden wir in einem weiteren Blogartikel eingehen.

 

Wenn Sie konkrete Fragen zur Erfassung oder Bewertung von Positionen des Umlaufvermögens haben, freut sich unsere Expertin Franziska Renggli Ihnen kompetent weiterzuhelfen.