Jahresabschluss – clever erstellt!

Das Ziel unseres Dossiers Jahresabschluss ist es, Ihnen mit mehreren Artikeln aufzuzeigen, wie Sie möglichst rasch und effizient einen Jahresabschluss erstellen. Mit den richtigen Unterlagen und unseren Anleitungen ist es für Sie einfach, Ihre Buchhaltung korrekt abzuschliessen.

Für die meisten Unternehmen steht der Jahresabschluss quasi schon vor der Tür. Unser Dossier zum Abschluss der Buchhaltung widmet sich den verschiedenen Teilen der Bilanz und der Erfolgsrechnung.

Vollständige Unterlagen sorgen für einen effizienten Prozess

Bevor Sie beginnen, sollten Sie sich sämtlich Belege besorgen, die Sie für Ihren Jahresabschluss benötigen. Dazu gehören Bankauszüge, Inventarlisten, Debitoren- und Kreditoren Offenpostenlisten, Saldobestätigungen aller Art, Abschreibungslisten und vieles mehr. Unsere Checkliste hilft Ihnen dabei, ein vollständiges Abschlussfile zu erstellen.

Analog oder digital?

Selbstverständlich genügt ein analoger Jahresabschlussordner, in welchem Sie alle benötigten Originalbelege und Nachweise sammeln. Wir empfehlen Ihnen jedoch, den «Abschlussordner» elektronisch zu erstellen. Ein elektronischer Ordner hat den Vorteil, dass er viel einfacher zugänglich ist und zugänglich gemacht werden kann. Ist man beim nächsten oder übernächsten Jahresabschluss wieder mit dem gleichen Thema konfrontiert, muss man nicht mehrere Aktenordner hervorsuchen, sondern kann einfach unter derselben Abschlussposition in den Vorjahren in der Datenablage zur Buchhaltung nachsehen. Falls der Abschluss auch durch eine 

Revisionsstelle geprüft wird, kann man auf diese Weise den Wirtschaftsprüfern die Daten sehr einfach zur Verfügung stellen. Und es besteht keine Gefahr, dass Originalunterlagen verloren gehen.

Position für Position vorgehen und Verknüpfungen vornehmen

Am schnellsten kommt man voran, wenn die Buchhaltung Position für Position durcharbeitet wird und man sich immer die folgenden Fragen stellt:

  1. Gibt es zu dieser Position einen Nachweis, mit dem ich meine Buchhaltung abstimmen muss?
  2. Gibt es zu dieser Position eine Gegenpartei, mit der ich meinen Saldo abgleichen muss?
  3. Muss bei dieser Position eine Überlegung zur Bewertung vorgenommen werden?
  4. Immer gleich Verknüpfungen vornehmen!
  5. Wichtig: Die Ergebnisse plausibilisieren

Nachweis liegt vor

In vielen Fällen gibt es einen Nachweis (Kontoauszug der Bank, Kontoauszug der Sozialversicherung etc.). Liegt ein solcher Nachweis vor, ist immer zu überprüfen, ob das entsprechende Konto in der Buchhaltung mit dem Nachweis übereinstimmt. Wenn JA, kann man die Position, das Konto abhaken. Wenn NEIN, ist die Differenz zu ermitteln und die entsprechend/en Buchung/en sind nachzutragen.

Gegenpartei vorhanden

Oftmals gibt es auch eine Gegenpartei (Kontokorrent, Darlehen, wie auch bei Forderungen und Verbindlichkeiten etc.). Hier ist entweder ein Abgleich mit den Unterlagen der Gegenpartei (Rechnungen, Kreditorenkonto o.ä.) vorzunehmen, eine Vertragskopie (z.B. bei grösseren Darlehen) oder eine Saldobestätigung einzuholen.

Bewertung notwendig?

Bewertungen sind ein elementarer Bestandteil des Rechnungswesens. Sie sind bei vielen Bilanzpositionen notwendig. So sind z.B. die Forderungen auf ihre Bonität hin zu überprüfen und entsprechend zu bewerten. Bei Guthaben oder Schulden in Fremdwährungen sind die entsprechenden Beträge zu bewerten und die notwendigen Kursanpassungen im Jahresabschluss zu berücksichtigen. Um nur mal zwei Beispiele aufzuzeigen.

Verknüpfungen vornehmen

Zwischen sehr vielen Positionen in der Bilanz und der Erfolgsrechnung gibt es Verbindungen. Sind z.B. Zinsgutschriften erfolgt, macht es Sinn auch gleich deren korrekte Erfassung im Zinsertrag zu kontrollieren. So lassen sich mehrere Positionen der Jahresrechnung (Darlehen/Darlehenszinsertrag) in einem Prozessschritt bearbeiten und, wenn nötig, bereinigen.

Ergebnisse unbedingt plausibilisieren!

Nehmen wir zum Beispiel den Zinsaufwand: Ergibt sich hier im Verhältnis zu den verzinslichen Schulden ein Prozentsatz, der weit über den marktüblichen Zinssätzen liegt, müssen wir dies plausibilisieren. Der hohe Prozentsatz kann dann eine einfache Ursache haben wie z.B. dass kurz vor den Jahresende ein grosses Darlehen an den Gläubiger zurückbezahlt worden ist. Die verzinslichen Schulden sind damit als Vergleichsgrösse auf der Passivseite der Bilanz stark verringert worden, die Zinsen jedoch im vollen Betrag in der Erfolgsrechnung angefallen.

Überlegungen permanent anstellen!

Die grundsätzlichen Überlegungen für den Jahresabschluss einer Buchhaltung wurden in diesem Beitrag dargestellt. Diese wiederholen sich bei den meisten Positionen der Bilanz und Erfolgsrechnung und sollten deshalb quasi immer angestellt werden. Damit erreicht man, dass die jeweils bearbeitete Position definitiv und korrekt abgeschlossen werden kann und man beim weiteren Vorgehen auf diesem Ergebnis aufbauen kann.  

Wenn Sie konkrete Fragen zur Buchhaltung oder zum Vorgehen beim Jahresabschluss haben, freut sich unser Experte Andreas Okle Ihnen kompetent weiterzuhelfen.