Geld sparen – Debitorenverluste verhindern

Geld sparen – Debitorenverluste verhindern

Debitorenverluste sind besonders ärgerlich. Die Ware wurde geliefert, die Dienstleistung ist erbracht. Der ganze Aufwand ist bereits erfolgt und nun erhält das Unternehmen kein Geld, weil der Kunden nicht zahlen will oder nicht mehr zahlen kann. Wir zeigen Ihnen, was sie dagegen vorkehren können.

In wirtschaftlich schwierigen Zeiten ist die Bewirtschaftung der Forderungen besonders wichtig. Denn eine allfällige Rezession und damit einhergehende Liquiditätsengpässe bei Firmen könnten zu Forderungsausfällen führen. Ziel dieses Artikels ist, aufzuzeigen, was Sie  unternehmen können

So verhindern Sie Forderungsverluste:

Rasche Verrechnung Ihrer Lieferungen und Leistungen

Werden ausgelieferte Waren oder erbrachte Dienstleistungen nicht rasch fakturiert, erhöht sich in unsicheren Zeiten das Risiko eines Verlustes. Und dies gleich in zweifacher Hinsicht. Zum einen erinnert sich der Kunden unter Umständen gar nicht mehr, welche Leistungen erbracht wurden, wenn diese sehr spät fakturiert werden.

Zum anderen verlieren Sie wertvolle Zeit, weil sie eine Lieferung oder Leistung erst nach Ende der Zahlungsfrist anmahnen können. So werden aus 30-40 Tagen ab erbrachter Leistung schnell 90-120+ Tage, bis sie den Ihnen zustehenden Betrag einfordern können. In dieser Zeit kann auf der Kundenseite viel geschehen, das vielleicht zu Ihrem Nachteil ist.

  • Fazit: Trimmen Sie Ihre Buchhaltung und die Leistungsverrechnung auf Geschwindigkeit. Je schneller Sie verrechnen, desto eher erhalten Sie Ihr Geld oder können noch Massnahmen ergreifen.

 

Funktionierendes und griffiges Mahnwesen

Wird eine Rechnung nicht innerhalb der Zahlungsfrist beglichen, muss schnell eine erste freundliche Erinnerung erfolgen. Der richtige Mix zwischen freundlich und bestimmt macht es hier aus. Schliesslich soll ein Versehen oder eine simple Unterlassung nicht zu einer Beeinträchtigung der Kundenbeziehung führen. Dies gilt insbesondere für Kunden, die in der Regel fristgerecht bezahlen. Hier ist ein individuelles und allenfalls persönliches Nachfassen angesagt.

Generell jedoch sollte der Mahnprozess soweit wie möglich automatisiert sein. Je nach Volumen macht es Sinn, dass die Mahnungen von den zuständigen Kundenbetreuern "freigegeben" werden.

In der Praxis ist die Zustellung von drei Mahnungen üblich. Wobei die dritte Mahnung in der Regel per Einschreiben erfolgt. Erfolgversprechend kann auch die Kopie eines bereits datierten und unterzeichneten Betreibungsbegehrens als Beilage der letzten Mahnung sein. Dieses unterstreicht den Ernst der Sache.

  • Fazit: Bringen Sie Ihr Mahnwesen und den Mahnprozess auf Vordermann. Instruieren Sie die Mitarbeitenden, die Rechnungen erstellen und Kunden zur Zahlung auffordern müssen.

 

Internes Überwachungssystem

Nebst dem funktionierenden Mahnwesen ist entscheidend, dass man die Zahlungsverzögerungen intern aufmerksam verfolgt, sofern diese ein bestimmtes Mass (Betrag oder Tage) übersteigen. So kann man einerseits verhindern, dass man für Kunden mit bereits bestehenden überfälligen Forderungen nicht noch weiter Ware liefert oder Leistungen erbringt. Zudem kann man bei fälligen Forderungen persönlich Kontakt aufnehmen und auf diesem Wege wertvolle Informationen für das weitere Vorgehen ermitteln. War der Kunden mit einer Leistung unzufrieden? Hat er einen kurzfristigen Engpass? Oder deutet seine Verzögerungstaktik auf ein ernsthaftes Problem hin.

  • Fazit: Eine gute Überwachung des Zahlungseingangs ist bares Geld wert. Betrauen Sie die richtigen Personen damit oder übernehmen Sie dies selber. Damit verhindern sie unnötige Verluste.

 

Laufende Informationsbeschaffung über den Kunden

Dieser Prozess sollte eigentlich immer laufen. Mit der heutigen Technologie kann man über Alarme auf Suchmaschinen oftmals laufend Informationen über Kunden oder diesen nahestehende Personen erhalten, die Aufschluss über die aktuelle Situation der Firma geben können. Auch die reine Recherche via Handelsregisterauszug (zefix.ch), Website, Kritiken oder Bewertungen im Netz und auf Social Media kann schon viele Hinweise liefern. Nicht zu vergessen sind das persönliche Umfeld. Über sein Netzwerk kann man oft einiges über Kunden und deren Zahlungsverhalten in Erfahrung bringen.

  • Fazit: Machen Sie sich ein Bild über die vorhandenen Möglichkeiten und Tools. Der Einsatz solcher Werkzeuge lohnt sich, weil Sie frühzeitig informiert sind und agieren können bevor Probleme auftauchen.

 

Möglichkeiten zur Bonitätsprüfung nutzen

Heute gibt es viele Möglichkeiten, um die Bonität seiner Kunden zu überprüfen. Betreibungsauskunft sind vielleicht die bekannteste Variante. Jedoch gibt es auch im Netz diverse Dienste, die eine Bonitätsprüfung und eine konkrete Aussage und Bewertung zur Bonität – gegen Bezahlung – anbieten.

  • Fazit: Sich über die Bonität seiner wichtigen Kunden ein Bild zu machen, lohnt sich auf jeden Fall. So können Sie alle notwendigen Vorkehrungen treffen, um nicht am Schluss leer auszugehen.

 

Zahlungsmodalitäten nutzen

Bei grösseren Aufträgen ist es heute nicht unüblich eine Zahlung im Projektverlauf oder eine Anzahlung bei Produkten zu verlangen. Dadurch erhält man einen guten Eindruck ob der künftige Kunde zahlen kann oder nicht. Wenn schon das Akonto oder die Teilzahlung schwierig und verspätet ist, gibt das schon wichtige Anzeichen.

Bei kleineren Lieferungen oder Leistungen kann allenfalls Vorauszahlung oder Zahlung mittels Kreditkarte eine gute Lösung sein, um Debitorenverluste zu vermeiden.

  • Fazit: Straffe Zahlungsmodalitäten sind – vor allem wenn es sich um grössere Lieferungen oder Dienstleistungsaufträge handelt – ein probates Mittel um immer am Puls zu sein und kein (oder nur wenig) Geld zu verlieren.

 

Sicherungsmittel einsetzen, sofern dies möglich ist

Solche Sicherungsmittel müssen in der Regel vor der Lieferung oder der Erbringung der Dienstleistung vereinbart werden. Die bekanntesten sind das Bauhandwerkerpfandrecht und der Eigentumsvorbehalt. Weiter bieten sich Eigentumsvorbehalt, Retentionsrecht, Faustpfand, Bankgarantien, Kautionen, Kreditversicherung an, um nur einige aufzuzählen. Die Darstellung der Sicherungsmittel im Detail würde jedoch den Rahmen des Artikels sprengen.

  • Fazit: Machen Sie sich – vor allem wenn es um substantielle Beträge geht – schlau darüber, welche Sicherungsmittel passend sind und sich einsetzen lassen. Wichtig: vereinbaren sie diese schriftlich mit Ihren Kunden bereits vor Lieferung oder Leistung.

Benötigen Sie Hilfe um Debitorenverluste zu verhindern? Dann nehmen Sie mit uns in Zug und Luzern oder mit unserem Expert Roger Osterwalder r.osterwalder@caminada.com Kontakt auf. Wir unterstützen Sie rasch und unkompliziert.