Elektronische Lohnabrechnung

Elektronischer Versand der Lohnabrechnung mit Abacus

Der digitale, papierlose Versand der Lohnabrechnung ist auf dem Vormarsch. Hier erfahren Sie die Gründe dazu. Zudem zeigen wir Ihnen vier verschiedenen Möglichkeiten der elektronischen Lohnabrechnung auf.

Immer öfters setzt sich die Digitalisierung auch in Bereichen mit sensiblen Daten durch. Aktuell gehört jedoch der physische Versand der monatlichen Lohnabrechnung in vielen Unternehmungen noch zum Standard. Dass sich eine Umstellung durchaus lohnen kann, zeigen die folgenden Vorteile:

  • Effizienzsteigerung durch eine (automatisierte) papierlose Zustellung der Lohndokumente
  • Kostensenkung durch Einsparung von Porto, Papier und Toner (Schonung der Umwelt)
  • jederzeitige Verfügbarkeit der Dokumente für den Mitarbeitenden
  • Wegfall von Duplikatanforderungen
  • zentrale und sichere Ablage

Je nach Umsetzung:

  • Mobiler Zugang von unterwegs
  • Historie von Lohndokumenten
  • automatische Benachrichtigung der Mitarbeitenden über neue Unterlagen

 

Wir zeigen Ihnen nachfolgend die verschiedenen Umsetzungsmöglichkeiten der digitalen Lohnabrechnung auf:

Elektronische Lohnabrechnung ohne Verschlüsselung und ohne Passwort

Die Lohnabrechnung wird direkt aus Abacus per E-Mail versendet. Der Mitarbeitende erhält das Dokument als PDF-Anhang. Einzig die Betreffzeile kann individuell gestaltet werden – ansonsten wird das E-Mail ohne Text versendet. Der Mitarbeitende (Empfänger der Nachricht) kann das E-Mail ohne Passwort öffnen.

Was gilt es zu berücksichtigen? Nach wie vor gehören Lohnabrechnungen zu den sensiblen Daten. Dementsprechend müssen insbesondere beim Versand ohne Verschlüsselung und ohne Passwort Mitarbeitende auf gewisse Gefahren hingewiesen und sensibilisiert werden. Wir empfehlen, dass generell die private E-Mailadresse hinterlegt wird. Zudem sollen E-Mails von diesem Account während Abwesenheiten nicht an andere Personen weitergeleitet werden, da die Lohnabrechnung von jedem Empfänger eingesehen werden kann.

Kosten: Für die Umsetzung müssen einmalig die E-Mailadressen hinterlegt werden (Verrechnung nach Aufwand). Zusätzliche Kosten entstehen keine. Im Gegenteil: durch den elektronischen Versand entstehen weder Druck- noch Versandkosten.

Elektronische Lohnabrechnung mit Verschlüsselung und Passwort (IncaMail)

Eine erhöhte Sicherheit bietet der Versand inklusive Verschlüsselung und Passwort. IncaMail ist der E-Mail-Verschlüsselungsdienst der Schweizerischen Post für den sicheren Versand von sensiblen Nachrichten und Dokumenten per E-Mail. Individualisierte Dokumente können zusammen mit einer Nachricht direkt aus Abacus an die jeweiligen Empfänger verschickt werden. Die Empfänger erhalten ein von der Post elektronisch signiertes E-Mail. Darin befindet sich die Nachricht mit den beigefügten Dokumenten als verschlüsselter Anhang. Die Empfänger öffnen diesen verschlüsselten Anhang mit ihrem eigenen IncaMail-Passwort direkt in ihrem E-Mail-Postfach. Somit können Dokumente nur von denjenigen geöffnet werden, die über das Passwort verfügen. Dieses wird einmalig eingerichtet.

Kosten: Wie bereits bei Variante 1 müssen die E-Mailadressen einmalig hinterlegt werden (Verrechnung nach Aufwand). Für die Einrichtung des IncaMails werden bei der Post Gebühren in der Höhe von CHF 200.00 (bis 500 Mitarbeitende) fällig. Die jährlichen Kosten pro Mitarbeiter belaufen sich auf CHF 4.40. Werden Lohnabrechnungen nicht monatlich versendet, ist möglicherweise das flexible Kostenmodell günstiger, wobei pro Nachricht CHF 0.40 abgerechnet werden.

Elektronische Lohnabrechnung via Smartphone-App AbaClik

Abacus stellt für die elektronische Ablage ein sogenanntes Mitarbeiterdossier zur Verfügung. Es handelt sich um eine Plattform, wo nebst den monatlichen Dokumenten auch Lohnausweise, Versicherungsabrechnungen, Arbeitsverträge, etc. abgelegt werden können. Mitarbeitende greifen mit ihrem persönlichen Login via eine App direkt auf diese Plattform zu und haben so jederzeit Zugang zu ihren Unterlagen. Sie benötigen eine gültige Mobile-ID oder Abacus-ID, damit das Login aufgesetzt werden kann. Die Dokumente sind auf dem Server von Caminada gespeichert und werden täglich gesichert.

Kosten: Für die Mitarbeitenden wird einmalig das Login eingerichtet (Verrechnung nach Aufwand). Die Kosten für den Plattformzugang belaufen sich auf CHF 1.00 pro Login pro Monat. Die Lohnabrechnungen müssen hingegen nicht mehr versendet resp. verteilt werden.

Elektronische Lohnabrechnung via MyAbacus

MyAbacus nennt sich das Mitarbeiterportal von Abacus. Es ist ein Self-Service-Portal, über welches die Mitarbeitenden ortsunabhängig Zugriff auf ihre persönlichen Daten haben und diese selbst verwalten können. Personalverantwortliche werden über jede Mutation und jeden Antrag informiert und können diese bewilligen oder ablehnen. Mitarbeitende übernehmen auf diese Weise einen Teil der administrativen Aufgaben der Lohnadministration.

Kosten: Aufgrund der vielfältigen Möglichkeiten, ist ein individuelles Angebot unumgänglich.

 

Kontaktieren Sie uns, wir beraten Sie gerne, erstellen Ihnen eine Offerte nach Ihren Wünschen und unterstützen Sie bei der Umsetzung.