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Spesen und genehmigtes Spesenreglement

Nutzen Sie die Vorteile eines genehmigten Spesenreglements. Wir stellen wertvolle Dokumente zur Verfügung.

 

Unterscheiden Sie effektive und pauschale Spesen, um diese später im Lohnausweis korrekt zu deklarieren. Entdecken Sie zudem die Vorteile eines genehmigten Spesenreglements.

Was sind Spesen?

Der Arbeitgeber erteilt dem Mitarbeiter einen konkreten geschäftlichen Auftrag. Hierbei entstehen Unkosten, sogenannte Spesen. Gemäss OR 327a ist der Arbeitgeber verpflichtet, dem Arbeitnehmer alle durch die Ausführung der Arbeit entstandenen Kosten zu ersetzen. Die Rückerstattung kann effektiv oder in Form einer Pauschale erfolgen und stellt in der Regel kein steuerbares Einkommen dar.

Als Spesen gelten z.B.

  • Reisekosten zwischen dem Arbeitsort und dem Standort des Kunden
  • Parkgebühren während des Kundenbesuches
  • Verpflegungs- und Übernachtungskosten während Geschäftsreisen
  • Vergütung der geschäftlichen Nutzung des Privatwagens

Hingegen stellt die Entschädigung für Berufsauslagen, z.B. die Vergütung für den Arbeitsweg oder eine Home-Office-Entschädigung, Berufsauslagenersatz dar. Diese sind als Lohnbestandteil steuerbar; können gegebenenfalls vom Arbeitnehmer in der Steuererklärung als Berufsauslagen geltend gemacht werden.

Auch die Ausrichtung von Pauschalspesen, z.B. Repräsentationsspesen oder Autospesenpauschalen ohne genehmigtes Spesenreglement, kann durch die Steuerbehörde in Bezug auf deren Höhe und Angemessenheit in Frage gestellt werden. Eine mögliche Folge wäre, dass der Arbeitnehmer diese als Lohnbestandteil versteuern muss.

 

Vorteile eines genehmigten Spesenreglements

Die eingeholte Genehmigung im Sitzkanton des Unternehmens ist für alle Kantonalen Steuerbehörden verbindlich. Speziell in Bezug auf Pauschalen wird somit zwischen allen Beteiligten Klarheit geschaffen. Die genehmigten Pauschalspesen müssen vom Arbeitnehmer nicht versteuert werden, sprich es fallen keine Einkommenssteuern oder Sozialversicherungen an. Zudem deklariert der Arbeitgeber die Spesen und Pauschalen korrekt auf dem Lohnausweis, welcher eine Urkunde darstellt.

 

Deklaration der Spesen auf dem Lohnausweis

In der Wegleitung des neuen Lohnausweises (NLA) werden drei Varianten angeboten:

  1. Einhaltung der Spesengrundsätze gemäss Wegleitung (RZ 52)
    Werden die Grundsätze aus RZ 52 eingehalten, genügt es im kleinen Feld zu Ziffer 13.3.1 des Lohnausweises ein Kreuz (x) zu machen. Die effektiven Spesenbeträge müssen nicht angegeben werden
  2. Vom Sitzkanton der Firma genehmigtes Spesenreglement
    Hat eine Firma von RZ 52 abweichende Regelungen, so hat diese die Möglichkeit, bei der Steuerbehörde des Sitzkantons ein Gesuch um Genehmigung des Spesenreglements zu stellen.
    Wird ein solches genehmigt, so wird im Lohnausweis unter Ziffer 15 folgender Vermerk angebracht: „Spesenreglement durch Kanton X (Autokennzeichen des Kantons) am …. (Datum) genehmigt.“ Auch in diesem Fall entfällt die Angabe der effektiven Spesen. Auf jeden Fall aufzuführen sind die Pauschalspesen. Diese werden jedoch nicht aufgerechnet.
  3. Keine Regelung.

 

Falls keine der beiden oben erwähnten Varianten zur Anwendung kommen, müssen im Lohnausweis die gesamten effektiven und pauschalen Spesen betragsmässig und detailliert ausgewiesen werden. Es ist Sache der Steuerverwaltung des Arbeitnehmers zu prüfen, wie viel als Spesen anerkannt wird und wie viel als Lohn besteuert wird.

 

Wertvolle Dokumente bestellen

Da das Ausarbeiten eines kompletten Spesenreglements viel Zeit in Anspruch nimmt, stellen wir gerne ein „Muster-Spesenreglement“ zur Verfügung.
Um bei der Kantonalen Steuerverwaltung ein Spesenreglement zur Prüfung einzureichen, haben wir die „Checkliste genehmigtes Spesenreglement“ als Stütze der zu behandelnden Themenbereiche erstellt. Für leitendes Personal soll zusätzlich ein Reglement geschaffen werden, welches Kleinausgaben durch Pauschalspesen regelt. Hierzu dient die „Checkliste genehmigtes Zusatzreglement für leitendes Personal“.

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