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Nutzen des Mitarbeiterhandbuches und Regelungen der Spesen

Das Mitarbeiterhandbuch informiert und fasst die Rahmenbedingungen zusammen. Doch wie ist ein solches Handbuch aufgebaut und was soll Bestandteil werden?

Ein Mitarbeiterhandbuch dient im Arbeitsalltag als nützlicher Leitfaden. Es soll dazu beitragen, dass der Mitarbeitende sich jederzeit eigenständig und unabhängig die benötigten Informationen beschaffen kann. Das Handbuch soll informieren, unterstützen, Richtlinien vorgeben und Fragen beantworten. Prozesse und Guidelines werden zudem vereinheitlicht dargestellt. Oft wird das Mitarbeiterhandbuch bei Stellenantritt abgegeben oder ist auf dem Unternehmens-Intranet oder dem internen Blog publiziert.

Von der Grundstruktur des Mitarbeiterhandbuchs gibt es unzählige, individuelle Varianten. Jedes Unternehmen muss für sich und seine Kultur die richtige Struktur in den Bereichen Arbeits- und Personalreglement finden. Gerne stellen wir ein Muster-Mitarbeiterhandbuch im Download-Bereich zur Verfügung. Ebenfalls finden Sie dort eine Checkliste zum Arbeitsreglement sowie eine Checkliste zum Personalreglement.

 

Als integrierter Bestandteil dient das Spesenreglement. Die Kantonalen Steuerverwaltungen anerkennen gegenseitig Spesenreglemente, die durch den Sitzkanton des Unternehmens genehmigt wurden. Vergleichen Sie hierzu die Randziffer [Rz] 54 der Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises. Es genügt daher, ein Spesenreglement einzig im Sitzkanton eines Unternehmens genehmigen zu lassen. Solche Reglemente sollen entsprechend den nachfolgenden Muster-Spesenreglement für Unternehmen sowie leitendes Personal erstellt werden.

Kleinere Unternehmen, mit wenig spesenberechtigten Personen und bei denen die Rz 52 nicht zur Anwendung kommt, sollen direkt mit dem Einschätzungsexperten in Kontakt treten. Möglicherweise können sie, statt ein Spesenreglement auszuarbeiten und genehmigen zu lassen, im Veranlagungsverfahren Vereinfachungen für die Spesendeklaration erlangen. Einige Kantone setzen Limiten für die Genehmigung von Spesenreglementen, beispielsweise dass mindestens 10 spesenberechtigte Personen betroffen sind.

Die Rz 49–60 erläutern, wie Spesenvergütungen zu deklarieren sind. Die Spesendeklaration wird erleichtert, wenn die Voraussetzungen gemäss Rz 52 erfüllt sind oder wenn ein genehmigtes Spesenreglement gemäss Rz 54 vorliegt.

 

Wie bisher, sind auf dem Lohnausweis Spesenvergütungen zu deklarieren. Der Arbeitgeber hat die Wahl zwischen drei Verfahren:

  1. Es können die Maximalsätze für geschäftsnotwendige Spesen eingehalten werden.
    Diese betragen für ein Mittag- und Abendessen entweder die effektiven Auslagen von maximal CHF 35.00 oder pro Fall eine Pauschale von höchstens CHF 30.00. Für Autospesen sind maximal CHF –.70 pro Kilometer zulässig und nicht als Pauschalspesen zu gewähren. Zudem wird für Kleinspesen eine Tagespauschale bis maximal CHF 20.00 akzeptiert. Alle anderen Spesen (Übernachtungsspesen, Benutzung öffentlicher Transportmittel) sind gegen Beleg zu entschädigen und Kundeneinladungen usw. werden mehrwertsteuerkonform abgerechnet. In diesem Fall kann auf eine Deklaration verzichtet werden.
     
  2. Will ein Unternehmen von diesen Maximalsätzen abweichen, so besteht die Möglichkeit, ein von den kantonalen Steuerbehörden genehmigtes Spesenreglement einzuführen.
    Sachlich begründete Abweichungen für firmenspezifische Situationen (z.B. Geschäftswagen, Aus- und Weiterbildung, Umzugskosten) sind dadurch weiterhin mit firmenindividuellen Spesenreglementen möglich.
    Die Genehmigung durch die kantonale Steuerbehörde bringt für das Unternehmen eine Vereinfachung: es müssen dann keine Effektivspesen auf dem Lohnausweis deklariert werden. Pauschalspesen sind jedoch wie bisher aufzuführen. Mit einem genehmigten Spesenreglement werden Pauschalspesen akzeptiert. Ohne genehmigtes Spesenreglement kann die Steuerverwaltung Pauschalspesen aufrechnen.
     
  3. Es können die effektiven Spesen aller Mitarbeitenden deklariert werden.
    Dies empfiehlt sich wohl nur in Kleinbetrieben mit wenigen Angestellten.

 

Praxis-Tipp zum Spesenreglement

Überprüfen Sie Ihr Spesenreglement. Überschreiten die Ansätze in Ihrem Spesenreglement die Limiten gemäss der neuen Wegleitung nicht, besteht kein Handlungsbedarf.
Falls Sie die Limiten überschreiten, empfehlen wir Ihnen, entweder die Ansätze anzupassen oder Ihr Spesenreglement bei der kantonalen Steuerverwaltung genehmigen zu lassen.

Gerade bei Pauschalspesen empfiehlt sich, das Spesenreglement genehmigen zu lassen. Mit Pauschalspesen entfällt die administrativ aufwändige Bearbeitung in der Buchhaltung und Erstattung von Kleinspesen. Pauschale Spesenvergütungen müssen jedoch in etwa den effektiven Auslagen entsprechen.

Mit Pauschalspesen werden meist leitenden Angestellten oder Aussendienstmitarbeitenden Kleinspesen (in der Regel Einzelauslagen bis CHF 50.00) und repräsentative Auslagen (z.B. für private Einladungen zu Hause) ersetzt. Begünstigte dürfen dann solche Kleinspesen bis CHF 50.00 pro Ereignis nicht mehr als effektive Spesen abrechnen.

Mehr Informationen zum genehmigten Spesenreglement lesen Sie in unserem früheren Beitrag.

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